Как ведёте заявки? Контролируете дела по турам?

[BriskDiver]

Всем привет!

Занимаюсь стандартизацией и автоматизацией работы в компании, чтобы максимально упростить манагерам жизнь, и в то же время минимизировать риски косяков от "человеческого фактора" - и быть уверенной в качестве на всех этапах.

С ужасом осознала, что наш ведущий туристический софт (мастер-тур, само-тур, новодел в лице Турмейт) не могут полноценно обеспечить автоматизацию офиса. Нет полноценных функций CRM, но самое страшное - нет автоматизации процесса ведения заявки.

Т.е. софт никак мне не подсказывает, что сегодня я должна позвонить клиентам, напомнить про документы на визу, на этой неделе обязательно их получить, через две недели - начать готовить пакет документов, а через 3 - выдать. Софт не напоминает мне, что туристы прилетели и пора им звонить. И не напоминает мне связаться сними через 3 месяца, чтобы спланирвоать следующий отпуск. В общем, много чего не делает.

Вернулась к заявкам сама. Раньше, помнится, выписывала их все на один листик: под заявкой - ближайшие дела по ним, маркером - срочные. В ежедневнике - отложенные / привязанные к датам. И как-то так нормально работалась. Сейчас: попробовала вести работу над заявками в ежедневнике, в тетради, на одном листе, в экселе, в ворде... Всё - ужас. Когда их много, становится страшно - "не туда записать", не записать, потерять бумажку, ещё что-то... И это при том, что мне - и долгого взгляда на лист бронирования хватает, чтобы понять, что дальше с этим туром делать. А менее опытным менеджерам - как не ошибиться в ведении каждого тура?

ВОПРОС: А как вы ведёте дела по заявке? Что даёт вам уверенность в том, что вы нигде ничего не забыли? Есть ли подробные инструкции у новичков - как убеждаетесь, что они нигде не накосячат?

Какой-то софт? Памятки? Организация собственных записей?

То ли я с непривычки зря паникую, то ли в туризме действительно всё так тонко и зыбко - на коленке, на бумажках, на здравом смысле и чётком представлении в голове о том, что делать дальше с каждым туром? Страшно. Хочу разобраться. Помогите!

[Медведь]

по опыту
полный ( со всеми пирогами и кнопками) Мастер тур +
1) классная доска в разноцветными мелками в офисе
2) напоминалка в телефоне с утра - смс и по пунктам

[Сольвейг]

Лично для себя - ТОЛЬКО блокнот (в смысле, настоящий бумажный), расписанный на каждый рабочий день, + напоминалки в почте.

[Camal]

Лично для себя - ТОЛЬКО блокнот (в смысле, настоящий бумажный), расписанный на каждый рабочий день, + напоминалки в почте.

агу, ток стараюсь по мере сил вместо блокнота использовать айпад.
+ гугло календарь.

[BriskDiver]

Медведь, Доску с маркерами пробовала. Тоже хаос рано или поздно (надо подойти, стереть, исправить)

Сольвейг - по сути, получется, ежедневник, верно? + напоминалки (вроде, Outlook или Gmail?) А как быть с делами, которые висят в течение двух недель "на контроле" - из серии "дождаться"? Переписывать их каждый день? Записывать один раз на понедельник впереди?

Camal - а на айпаде как, в какой-то программе, или в календаре? Или просто вордовский файл?

[Семёнов]

Я на лбу пишу у ответственного менеджера.

[TanjaFisher]

Добрый день! В Мастер Агенте (в последней версии) есть полноценная система напоминания и задач, можно выбрать по заявке, по клиенту и т.д. директор офиса может ставить задачи менеджерам и отслеживать выполнение.... Кстати, Мастер Тур софт для ТО

[Сольвейг]

[
Сольвейг - по сути, получется, ежедневник, верно? + напоминалки (вроде, Outlook или Gmail?) А как быть с делами, которые висят в течение двух недель "на контроле" - из серии "дождаться"? Переписывать их каждый день? Записывать один раз на понедельник впереди?

Ага, именно ежедневник. А то, что висит на контроле (или что-то несрочное, до чего руки не доходят), я изо дня в день переписываю "на подальше".

[nicolaync]

Самое удобное из того общедоступного, что мне приходилось пользовать - Outlook Exchange в локальной сети. Удобное и для исполнителей (планирование, отслеживание, отчеты и др.), и для руководителя (эффективный контроль и корректировки и т.п.).
Плюс еще бережет природу и офисное пространство, сокращает документооборот, может сохранять всю переписку, доступную к просмотру пользователям сети, по многим разделам, что делает ненужным распечатки и их хранение в папках \ коробках.

[Сольвейг]

Плюс еще бережет природу...

Мне страшно неловко перед природой, но я должна иметь под рукой живую бумажную тетрадку или блокнот. Ну вот хоть убейте....

[BriskDiver]

Я на лбу пишу у ответственного менеджера.

И как, много влезает?)

Добрый день! В Мастер Агенте (в последней версии) есть полноценная система напоминания и задач, можно выбрать по заявке, по клиенту и т.д. директор офиса может ставить задачи менеджерам и отслеживать выполнение.... Кстати, Мастер Тур софт для ТО

В мастер-агенте зато много других ограничений, очень неудобных для индивидуального туризма. Неужели, прям встроили полноценную CRM с планировщиком?! И схема ведения заявки есть, и финучёт весь есть? Пока, с точки зрения ТА, сейчас вообще CRM-софт мне кажется гораздо более удобным, чем наш, туристический.

И вопрос, а туроператоры - не люди, им не нужно напоминалки по заявкам иметь и отрабатывать? :)

Кстати, мы ТО, но к вопросу относится вторично.

[Cerebellum]

У меня уже годами отработана определенная система: рабочее утро начинаю с проверки заявок с вылетом на ближайшие неделю-две (чтобы в случае чего успеть оформить визу и т. д.) Важные дела, которые "на контроле" пишу на отдельных стикерах и складываю в ежедневник, который тоже всегда под рукой. Очень удобно: дело сделано - стикер в урну и не захломляет рабочее пространство. А вот программам типа Outlook не доверяю, потому что были случаи, когда либо не было доступа к Интернету, либо не срабатывало напоминание, либо просто комп ломался

[nicolaync]

Плюс еще бережет природу...

Мне страшно неловко перед природой, но я должна иметь под рукой живую бумажную тетрадку или блокнот. Ну вот хоть убейте....

блокнот или тетрадка - это такая мелочь по сравнению с тем, что мне один раз показали года два назад в одной нехилой компании: огромная комната со стеллажами, забитыми коробками с файлами. На вопрос "На ... это здесь хранить?" ответ был - "Мы здесь всю переписку храним на случай, если претензии будут, чтобы по каждому заказу иметь весь комплект, т.е. запрос, ответ, подтверждение, изменение/я и т.д. и т.п." Я тогда попытался представить, как, в случае необходимости, сотрудники будут искать нужную скрепку документов для работы до такому случаю, - не смог...

[TanjaFisher]

В мастер-агенте зато много других ограничений, очень неудобных для индивидуального туризма[/u]

??? нет никаких ограничений .... любую заявку можно создать. Вы уж напишите хоть пару ограничений, тоже буду в курсе, а то я как то не ограничиваюсь ничем

[BriskDiver]

Самое удобное из того общедоступного, что мне приходилось пользовать - Outlook Exchange в локальной сети. Удобное и для исполнителей (планирование, отслеживание, отчеты и др.), и для руководителя (эффективный контроль и корректировки и т.п.).
Плюс еще бережет природу и офисное пространство, сокращает документооборот, может сохранять всю переписку, доступную к просмотру пользователям сети, по многим разделам, что делает ненужным распечатки и их хранение в папках \ коробках.

А сам процесс ведения заявки как описан? Менеджер при создании заявки сам прописывает себе все дела по ней в Outlook? Если он заболел, его коллеге видно, в каком статусе заявка, и что с ней надо делать?