КАК ОТКРЫТЬ НОВЫЙ ОФИС? ОНЛАЙН ЭФИР С ЮРИЕМ ГРИГОРЬЕВЫМ

[каталина]

Всем добрый день! Сегодня нашим экспертом согласился стать Юрий Григорьев, руководитель турфирмы «Орко-Тур», известный в «Курилке» под ником Ork1. Тема встречи – «Как открыть новый офис». Г-н Григорьев имеет большой опыт открытия собственных офисов, поэтому охотно поделится в прямом эфире всеми тонкостями этого непростого дела. А вас, уважаемые «курильщики», призываем активно подключиться к беседе и отправлять свои вопросы по адресу news@tourdom.ru или через кнопку «задать вопрос гостю онлайн эфира».

[ork1]

Здравствуйте, уважаемые участники и гости форума! За время прямого эфира постараюсь ответить на все ваши вопросы по поводу реализации проектов открытия новых офисов в существующих турагентствах. Естественно, не думаю, что все мои ответы, построенные на собственном опыте, однозначно будут восприняты читателями. Но плюрализм в государстве у нас процветает с прошлого века .

[каталина]

Юрий, надеюсь, вы расскажете нам о всех подводных камнях, с которыми приходится сталкиваться турфирме, решившей открыть офис. Начнем с самого начала. Каким должен быть первый шаг на этом пути?

[ork1]

Первый шаг как раз связан с «наступанием» на подводные камни, потому что при открытии нового дела перед нами сплошная неизвестность. Прогнозируя свои последующие шаги, мы сводим к минимуму наши ошибки.
Итак, первый шаг – это принятие решения на открытие офиса. Оно зависит от следующих факторов:
1. Необходимость открытия (зачем, какие причины?)
2. Наличие персонала: руководителя (!) и менеджеров.
3. Наличие помещения или хотя бы "видов" на возможность аренды.
4. Наличие определенных средств.
Это первый шаг.
Почему именно "принятие решения"?
Потому что в жизни приходится сталкиваться не с проблемой открытия
офиса продаж, а с проблемой его... закрытия. Т.е. на этом этапе было
принято необоснованное решение. Необходимость открытия, например,
заключалась только в нехватке денег "на жизнь", в качестве руководителя
офиса использовался просто удачливый в продажах сотрудник (подруга,
жена, сестра и пр.), в качестве менагеров тоже планировались не совсем
профи, помещение - "да, фигня, полно всего!", а денег было только на
обзаведение факсом и помойного компа, да на пару месяцев аренды....
Как уже понятно: главное - обоснованность, расчет, анализ и опыт.
Вот это и есть ПЕРВЫЙ ШАГ.

[каталина]

Я думаю, что закрытие – это уже отдельная тема. Пока нам надо его (в смысле офис) открыть . С первым шагом определились. А что дальше? Вы можете описать алгоритм действий руководителя турфирмы, открывающего новый офис? Да и н аверняка у вас есть масса своих примеров, из личного опыта

[ork1]

1. Принятие решения
(Пояснил).
2. Юридическая (документальная) проработка.
Поясняю:
Надо твердо знать, что турфирма ЛЮБОГО масштаба является субъектом
экономического права. Это касается и ведением основной деятельности по
организации/ведению продаж турпродукта и по организации именно
предприятия (ИЧП, ООО, АО и пр.). Все это требует определенных знаний, усилий и вложений для функционирования, тем более успешного, предприятия. Поэтому приходится "влазить" во множество юридических актов (ГК, Законов, Указов, Положений, Кодексов и пр.) Поэтому, более успешен на этом этапе тот, кто имеет определенную базу, прежде всего образовательную, и базу опыта.
3. Подготовка персонала.
Не каждый удачливый продавец (подруга, сестра, жена и пр.) может стать руководителем. Нужны навыки, опять же знания, опыт руководящей работы (в любом звене управления). Или талант (такое случается, но реже).
Неподготовленность руководителя в планах психологии, экономики, права не может гарантировать существование предприятия. Поэтому примерно 30% вновь открытых фирм через год-два "умирают"...
Радуют примеры, когда абсолютно неопытный и неподготовленный человек
"по ходу" работы осваивает "нехитрые" премудрости бизнеса. Например, за 4 года один мой сотрудник по имени Елена с должности курьера выросла до директора офиса продаж и, кроме того, в настоящее время является одной из самых сильных сейл-менеджеров фирмы, так сказать, удачный продающий директор.
Но это, к сожалению, тоже не правило.

4. Определение места расположения офиса при использовании методик маркетинга.

Трудно (но можно) просчитать успешность будущего офиса. Это объемная задача. Зачастую она решается с помощью... интуиции. Процент удачи в этом случае невелик. Здесь важен комплекс: реклама-место-проходимость и т.д. В любом случае нужно иметь понятие и в продажах именно турпродукта.

5. Экспертиза возможности оснащения офиса необходимыми линиями и каналами связи в т.ч. интернетом.

Связь - как воздух: когда она есть - не замечаешь, а вот когда ее нет, тогда - ой! Причем, если на первых парах достаточен один объем коммуникаций, то на второй, а особенно третий и последующие сезоны, потребность в коммуникациях увеличивается, иногда в геометрической прогрессии. И если эт не предусмотреть на этапе подбора, то иногда это очень портит жизнь в последующем.

6. Приобретение (аренда/субаренда) помещения.

Лучше выкупить сразу. Это трудно, дорого, но свое помещение будет в последующем хорошим финансовым инструментом.
Аренда - это кабала. Значительную часть с потом и кровью заработанных денег придется отдавать...
Если все же аренда, то надо внимательно подбирать арендодателя. У меня был случай, когда снятое в хорошем месте помещение под ТА в середине второго(!) летнего сезона вынуждено было закрыться только из-за того, что при заключении Договора невнимательно "разобрались" с собственником и он, собственник с 01.09. прекратил Договор аренды (вернее субаренды).

7. Оснащение мебелью и средствами связи/оргтехникой.
8. Заселение.
9. Рекламная кампания.

Естественно, в первый - второй сезоны рекламная кампания должна быть именно рекламной кампанией. Причем, первый "удар" самый массированный. Как показывает опыт, после 4-5 лет работы острота рекламной кампании пропадает, ТА (профессиональное) спокойно может жить и на постоянном клиенте и на "сарафанном" радио. Это аксиома.

[каталина]

Спасибо за мастер-класс
Юрий, для многих компаний одна из основных проблем при открытии нового офиса – поиск подходящего помещения. Что можете посоветовать? Поделитесь опытом с «курильщиками».

[ork1]

Я был бы очень богатым, если бы знал ответ на этот вопрос .
Есть несколько путей.
1. Цивилизованный, но безуспешный…С помощью агентства недвижимости.
Почему безуспешный? Да потому что эти агентства недвижимости не особенно интересуются нашими заказами: 20-40 метров, около метро, с
арендной платой 100(200, 300) у.е.кв.м/год.
Такие предложения редкость, потому что неинтересны риэлтерам: как нам
неинтересно продавать туры по 149 у.е.
2. Через друзей - знакомых.
3. По объявлениям.
4. Посредством военной методики: "прочесыванием" местности, где
предполагается открыть агентство.
Вопрос "где?".
Естественно, искать надо в том месте, которое самое удобное для предполагаемого клиента. В Москве - это в близости от метро, не в Москве - это наиболее доступные в транспортном отношении места. К тому же, немаловажная роль принадлежит возможности легко объяснить, по телефону, где находится офис и как к нему добраться.
Обязательное требование - возможность парковки в непосредственной близости от офиса.
В свое время я, например, искал помещение для центрального офиса именно путем «прочесывания» местности, прилегающей к Проспекту Мира. Мне удобно было открывать офис именно в этом районе. И для офиса я выбрал здание, которое было расположено с виду не в очень удобном месте – 300 метров от Проспекта Мира, но хорошо известное жителям всего города – в этом здании раньше размещался магазин «Дубленки» с «бешеной» рекламой по всем СМИ. Поэтому я его и выбрал.

[каталина]

Уже поступают вопросы. Один из них как раз связан с поиском помещения. Спрашивает Aviator:
«Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, порядок цен на аренду офисов в различных типах зданий (гостиница, офисное, предприятие, etc.) в пределах Садового кольца, и за его пределами (USD/кв.м.)». Ork1 с радостью ответит и на другие вопросы, которые, напоминаю еще раз, можно отправлять, нажав кнопку «задать вопрос гостю онлайн эфира».

[ork1]

К сожалению, я не встречал верхних ценовых пределов аренды офисных помещений в районе Садового кольца. А вот снять офис с арендной платой в районе 400 $ за кв.м./год – это счастье. Но! Это счастье нам, как правило, не нужно, так как такие помещения не привлекательны для офисов продаж. Поэтому реально платить и по 550-650 $ за метр и иметь офис в нижних этажах с близостью транспортных коммуникаций.

[каталина]

Ваш опыт поиска помещения довольно удачный
Но, наверняка, нашим читателям интересно услышать и отрицательные примеры. Вам известны случаи, когда руководитель турфирмы явно промахнулся с выбором офиса? Расскажите, как не надо делать.

[ork1]

Известны, причем у себя . Не так давно я приобрел офис, казалось бы, в престижном месте – в районе правительственной трассы на первом «витринном» этаже с четырьмя рабочими местами, но оказалось, что достичь приемлемый уровень продаж здесь очень не просто. Анализируя неуспех, пришел к выводу, что данный офис находится на неприемлемом расстоянии от ближайшей станции метро и плохо привязан к какому-либо конкретному муниципальному микрорайону. Поэтому очень непросто проходит рекламная кампания, непросто объяснять потенциальным клиентам, как добраться до офиса. Но работать продолжаем.

[каталина]

Единственный выход в этом случае – грамотная «раскрутка». Кстати, Шевалье интересуется как раз проблемой вывески, которая является неотъемлемой частью рекламной кампании нового офиса. Впрочем, его волнуют и другие вопросы. Цитирую:

«Привет Юрий. Рад тебя слышать и перенять честичку твоего богатого опыта. Хотелось бы, чтобы ты пояснил посетителям важность предварительного выяснения всех ньюансов и подготовки таких важных деталей, как вывеска (нужное место, разрешения и пр.) и телефония (необходимое количество линий, способы подключения). Часто задним числом это бывает уже сложно или невозможно сделать, а без этого нормальный клиентский поток сложно обеспечить и офис часто закрывается или деньги на рекламу, аренды и зарплаты, долгое время, "улетают в трубу".»

[ork1]

Максим! Не думаю, что именно вывеска в небольшом офисе продаж является определяющим фактором для деятельности. Порой вывеска приводит как раз к отрицательным результатам. Например, яркая вывеска у витринного офиса на первом этаже в проходном месте может спровоцировать большой поток ненужных агентству посетителей. Как правило, потенциальные туристы выбирают агентство по другим параметрам. Так, важным является телефонное общение менеджера с туристом, удобство подъездов, наличие нужных туристических направлений, профессионализм персонала. Вывеска должна помочь потенциальному туристу найти сам офис. Кроме того, на яркую броскую вывести «как мухи» летят различные проверяющие структуры . Что касается коммуникаций, то, как я уже говорил, это один из важнейших вопросов функционирования современного туристического офиса. Поэтому при выборе помещения необходимо иметь в виду перспективу наращивания коммуникационных систем и каналов, то есть должна существовать техническая возможность увеличения количества телефонных линий и увеличения скорости интернета.

[каталина]

Юрий, важный момент: а как складываются отношения турфирмы и налоговой при открытии офиса? Должна ли компания платить дополнительные налоги за еще одно помещение?