"НА ЧЕМ СЭКОНОМИТЬ ТУРАГЕНТСТВУ? (СОДЕРЖАНИЕ ОФИСА)

[Max Info]

Добрый день, уважаемые курильщики!
У нас конечно не Брайтон Бич, но опять идут дожди, если перефразировать название комедии Гайдая. Да, погодка не праздничная. Но думаю, это не будет ппомехой тому, чтобы не иссякал поток туристов за турпутевками в ваши компании, а также тому, чтобы прямо сейчас начать проведение нашего очередного эфира на тему "На чем сэкономить агентству?".
Напомню, что сегодняшний эксперт в нашей студии - Андрей Малявкин, руководитель сети турагентств "Горячие Туры", а также соэксперт - руководитель проекта "ТурСтандарт" Альберт Копиян.

Напоминаем, что свои вопросы вы можете присылать по адресу: news@tourdom.ru

[Андрей Малявкин]

Добрый день, уважаемые коллеги! Я готов поделиться опытом, надеюсь, что многим из вас он будет полезен.

[Max Info]

Добрый день, Андрей!
Сразу первый вопрос: взглянув на список и цифры расходуемых ТА средств, с чего нужно начать в первую очередь тем, кто особо не занимался оптимизацией расходов, но теперь понял необходимость подойти вплотную к решению этой проблемы.

[Андрей Малявкин]

Я считаю, что в первую очередь необходимо реально посмотреть на свои расходы и
исключить или уменьшить необязательные затраты. Например, вы посылаете заявки ТО по факсу, переходите на современный технологии работы! Используйте E-mail!
У многих ТО уже работает система on-line бронирования, пользуйтесь ею!
Это удобно и вам и ТО, за этот способ бронирования некоторые из них дают даже лишний процент комиссии.
Сократите расход бумаги, порошка принтера, время телефонии, да и у менеджера появиться несколько лишних минут.
Особенно актуально это в высокий сезон, когда голова идет кругом, времени катастрофически не хватает – экономьте и его тоже. Установите на компьютер какую-либо информационно-поисковую программу, это позволяет значительно сократить поиск варианта отдыха туристу в ответе на его телефонный звонок, тем самым уменьшить расходы на телефонию.

[Max Info]

То есть подходить к вопросу расходов и экономии небходимо комплексно?

[Андрей Малявкин]

Безусловно. Уделяя отдельное внимание каждой статье расходов. Но, не забывая о том, что некоторые из них могут принести реальную прибыль агентству. Я имею в виду, прежде всего, расходы на разумную рекламу.

[Max Info]

Тем временем, подключился наш соэксперт Альберт Копиян.
На вопрос того, как и с чего начать "борьбу" с излишними расходами, он отвечает следующее:
"Ну во-первых следует реагировать спокойно и без паники. Не следует сломя голову вносить какие-то драконовские меры: Следует понять первопричину затрат, внимательно проанализировать структуру затрат: А вообще - лучше всего поручить это консультантам-специалистам."
В принципе он подтверждает заявление Андрея, что вопрос расходов необходимо решать комплексно, постепенно и спокойно.

[Max Info]

Ну что ж, Андрей, тогда давай прямо по порядку.
Самые большие статьи расходов в компании любого уровня это аренда, реклама и зарплата.
Начнем с расходов на рекламу. Что можете посоветовать?

[Андрей Малявкин]

Безусловно, просто необходимо отслеживать эффективность каждой рекламной публикации. Хорошо бы иметь соответствующую таблицу, на которой менеджер проставлял палочки и галочки по каждому звонку туриста по конкретной, вышедшей рекламе ТА. Сразу проплачивать совместную рекламу, я бы рекомендовал только ТА, которое не первый год на рынке, когда ты уже имеешь определенный опыт работы с тем или иным ТО и знаешь примерно реальную отдачу от этой рекламы.
Что бы я НЕ рекомендовал, так это размещение рекламы размером со спичечный коробок,
особенно в журнале «Туризм и Отдых». На фоне рекламы туроператоров в несколько разворотов или страниц - эффект от вашей рекламы будет нулевой. Я уверен, что
почти у всех директоров ТА есть знакомые коллеги – объединитесь, дайте хорошую совместную рекламу с перечислением координат всех агентств-участников. А еще лучше, если реклама выходит под известным, раскрученным брендом. Я поддерживаю мнение моего коллеги Александра Преображенского о том, что лучше всего сосредоточиться на наружной рекламе и внутреннем убранстве своего офиса. От рекламы со спичечный коробок, которых в СМИ полным-полно, у клиентов в глазах рябит! Сконцентрируйтесь на обслуживании туристов своего микрорайона, используйте лучше местную рекламу, рассылку, листовки, в конце концов!

[Max Info]

Наш соэксперт Альберт Копиян оказался не менее активным и также прислал нам свой ответ.
Интересно, что его опыт в вопросах оптимизации расходов на рекламу как бы согласуется и взаимодополняет опыт, изложенный Андреем, создавая, ну прям какой-то тандем или дуэт :
"Что касается рекламы - то здесь во-первых надо наладить систему анализа эффективности рекламы, во-вторых надо понимать что реклама одна из составляющих стратегии развития компании. Нет смысла давать рекламу хаотично, где попало - преследуя только идею низких затрат. Эффект рекламы спланированной и привязанной к задачам и целям рекламы - как правило ощущается не сразу, но это как <камушек в фундамент>. Если же разбрасываться в различные проекты, издания и направления - то эффекта от этого особого не ждите. Результат - турфирма сталкивается с тем, что прорекламировав какое-то направление (продукт) - не имеет ресурса для его реализации. В таких случаях клиент <застает врасплох> персонал турфирмы.
Вопрос достаточно емкий и требует комплексного подхода - ведь это
достаточно большие суммы в структуре затрат. Как правило, бюджет и
статьи расходов планируются заранее на сезон, с привязкой с основными задачами компании. Так же важно с перечнем видов и носителей рекламы. Конечно же важно определить отношения с партнерами - ведь не секрет что есть операторы, которые дают возможность агентству бесплатно рекламироваться в своем модуле: Многие компании уже ушли от рекламы в ТиО и других носителях, а отдают предпочтения Интернет-рекламе. Есть масса способов и инструментов: Но повторяю все вопросы рекламы должны
быть привязаны к стратегии развития компании."

[Max Info]

Ну да ладно. Об этом пока достаточно, тем более, у нас планируется отдельная тема, посвященная рекламе в одном из ближайших эфиров.
Перейдем ко второму из больших статей расходов - фонду заработной плате. Здесь можно что-то оптимизировать...конечно так, чтобы лучшие кадры не разбежались

[Андрей Малявкин]

Относительно З/П, я уверен, что каждый человек должен получать действительно заработанные им деньги. Здесь необходимо держать баланс – и не обижать никого и лишнего не переплачивать. Я бы рекомендовал директорам установить для менеджеров минимальный ежемесячный оклад и выплачивать определенный бонус за реально оформленных им туристов. Такой метод оплаты труда уже довольно давно распространенное явление. Так же, можно учитывать все месячные накладные расходы агентства и выплачивать бонусы персоналу только с суммы превышающей их. Еще могу посоветовать осуществлять прием на работу сотрудников накануне высокого сезона, когда их амбиции не так велики, и они оценивают свой труд не так высоко как в разгар лета. Например, летом девушки, только что закончившие туристические вузы, с первого дня начала своей трудовой карьеры просят оклад по 500 евро. Согласитесь, это нонсенс. За эти деньги кроме диплома о высшем образовании они пока, к сожалению, ничего предложить не могут.
Загрузка сотрудников и использование их времени, свободного от выполнения ими своих прямых обязанностей другими поручениями, я думаю, это отдельный вопрос каждого директора ТА.

[Max Info]

Соэксперт Альберт по вопросу фонду заработной платы написал аж целое послание Но в котором, как мне кажется, ТА также можно найти много интересного и полезного:
"Ну это по-моему самая наболевшая тема в отрасли!!!)))))) Здесь я бы стал рассматривать вопрос в нескольких плоскостях - экономической, морально-этической и даже политической.
Скажу из своего опыта - каждый учредитель думает, что он переплачивает и периодически пытается уменьшить (оптимизировать) фонд заработной платы (ФЗП). Также каждый работник, со временем считает, что ему не доплачивают, что выполняет массу дополнительных функций и ему нет достойной оценки (замены, вознаграждения) На самом деле здесь ничего сверхреального придумывать не надо - есть система оклада и процентов - ее надо тщательно разработать и продумать, а далее утвердить и что самое главное реализовывать!!! Конечно необходимо привязывать к прибыли - это оптимизирует работу персонала. По поводу кому и как платить - надо понимать структуру персонала - есть часть персонала, которая занимается продажами, а есть персонал, который
занимается обеспечением - курьеры, бухгалтер, админ и т.д. И строить
структуру затрат ФЗП надо, понимая те цели и задачи, которые персонал выполняет.
С морально-этической точки зрения - выполнение обязательств по зарплате должно быть стабильным и неукоснительным - если сотрудник не соответствует ожиданиям - значит с ним надо работать (договариваться, обучать, менять функционал, увольнять!) - но обязательства надо выполнять. Персонал должен тоже понимать ответственность и в принципе это все зависит от администрирования. При хорошем управлении проблем с зарплатой не возникает, обязательства выполняются вовремя и все довольны
положением.
В политическом аспекте - следует понимать - что затраты на зарплату - не обременяют компанию(!), а являются поощрением персоналу за прибыль, которую они приносят своей работой. И необходимо понимать, что прибыль не приходит в первый месяц (квартал:) и для этого необходимо время:
Резюмируя, хочу отметить что затраты на зарплату лишь тогда дадут
должный результат, если будут сопровождаться определенной работой в плоскости корпоративных стандартов и укрепления <корпоративного духа компании>. Думаю специалисты поймут меня."

[Max Info]

Андрей! Коль вы закончили свой последний ответ загрузкой и обязанностями персонала, у меня в связи с этим возник следующий ввопрос: А стоит ли для экономии, некоторых сотрудников, таких, как админ, бухгалтер, курьер и т.д. брать на работу не на весь день, а использовать их труд и время по необходимости?

[Андрей Малявкин]

Конечно, держать в штате с полным рабочем днем бухгалтера или админа для агентства из 3 человек нет смысла. Этих работников можно привлекать или по необходимости или оформить их на работу по совместительству. То, что касается курьера, это тоже вопрос каждого агентства отдельно. Кому-то он нужен ежедневно, кому-то нет, в некоторых агентствах в высокий сезон работает не один курьер. Региональным агентствам из одного города, региона, работающим с московскими ТО, хорошо бы объединиться и иметь одного курьера в Москве.