"НА ЧЕМ СЭКОНОМИТЬ ТУРАГЕНТСТВУ? (СОДЕРЖАНИЕ ОФИСА)

[Max Info]

Один из своевременных вопросов, пришедших нам на почту от Анастасии звучит так:
"Бывает так, что много денег уходит на плохо организованную курьерскую службу, особенно если у курьера свой автомобиль и платит за бензин работодатель (или вынужден платить повышенную зарплату, как бы включающую эти расходы), в то время как направления на поездки менеджерами даются не вовремя и курьер вынужден носиться в одни и теже места или близлежащие по нескольку раз, в то время как его маршрут можно заранее оптимизировать? Как это сделать?"

[Андрей Малявкин]

Курьерам, использующих автомобиль в Москве, я бы рекомендовал пользоваться метро. Причину объяснять, я думаю, не надо….Предоставьте ему проездной на метро или «единый билет» - пользы от него больше будет. А вот планированием его рабочего времени должен заниматься или директор ТА или старший менеджер. В некоторых агентствах есть, так называемый, маршрутный лист, который заполняется накануне вечером или утром, выдается курьеру, и он уже знает, куда ему надо ехать и во сколько где быть. Конечно, есть экстренные ситуации, например, продажа «Горящей путевки», тогда конечно необходимо скорректировать действия курьера. Хотя к давно работающим агентствам ТО относятся достаточно лояльно и при наличии у них гарантийного письма от ТА, соглашаются принять оплату даже на следующий день после вылета туриста. В крупных сетевых образованиях турагентств используется система отложенного платежа.

[Max Info]

Ну, теперь стоит перейти к так называемым техническим вопросам и коснуться с вопроса телефонии. По специфике работы, звонить и разговаривать ТА приходиться много. ТА часто вынуждены звонить даже за границу, если с их клиентами проблемы (что не так уж редко), не говоря уже о региональных фирмах, вынужденных за каждым вопросам звонить ТО в Москву. Что делать?

[Андрей Малявкин]

Для входящих звонков, если их действительно много, приобретите мобильный телефон с тарифным планом на бесплатные входящие звонки, например. Хорошо бы использовать call-center. Хорошей экономией является использование Ай-Пи телефонии.
Регионам я бы посоветовал, прежде всего, работать с крупными ТО, которые используют для связи бесплатные телефонные номера. А вообще-то, с ТО уже пора прекращать общаться по телефону, как правило, исчерпывающая информация присутствует у них на сайтах, пользуйтесь on-line бронированием, электронной почтой или, в конце концов, аськой. И конечно, ограничить или исключить вообще продажу турпутевок таких ТО, после реализации которых приходится звонить за границу и выяснять ситуацию с вашими туристами.

[Max Info]

Соэксперт Альберт Копиян дополняет:
"Ну здесь конечно нужно сказать в первую очередь о сопоставимости
ресурсов и задач компании. Во-вторых необходимо четко понимать ряд необходимых затрат и неукоснительно реализовывать их: Если есть компания - то необходимы и затраты на оргтехнику, телефонию и Интернет - без этого тупик. В третьих - надо профессионально подойти изначально к вопросу, что позволит оптимизировать расходы. Скажем взять 5 Гб интернет трафика для компании из 5-7 человек вполне оптимально и платить за него придется 150-180 долл в месяц. Эти затраты с лихвой окупятся, особенно если Вы занимаетесь управлением своего сайта."

[Max Info]

В своем первом ответе, Андрей, вы упомянули о расходах на бумагу, порошок, к которым я могу добавить и другую канцелярию, как ручки, папки, степлеры, дыроколы и т.д., которые постоянно то исчезают, то очень быстро заканчиваются и, практически без конца стоит вопрос в необходимости их покупки, что также, ежемесячно - ощутимая статья расходов. Из этого тупика можно найти достойный выход?

[Андрей Малявкин]

Это не тупик, а совершенно реальные расходы каждого офиса, которых избежать невозможно, но рационально использовать и планировать свои расходы на год необходимо. Именно по этому я и рекомендую в начале каждого года составлять бизнес-план. Тогда не придется в самый не подходящий момент, как это часто бывает, выделять дополнительные деньги на ремонт или замену принтера или ксерокса. Канцелярские принадлежности тоже надо вносить в статью расходов. Про бумагу я упоминал, она фактически должна расходоваться только на бланки Договоров с клиентом и копии загранпаспортов туристов. Все СПО ТО присутствуют на их сайтах, все ценовые предложения есть в информационно поисковых системах, их совсем необязательно распечатывать! Я сторонник использования всех современных технологий в работе турагентств, которые позволяют значительно сократить расходы, в том числе и на злополучную бумагу. Используйте компьютеры по их прямому назначению. Копируйте СПО на компьютер и просматривайте на мониторе. Иначе на бумаге и тонере разоритесь.
Экономия времени, мой соэксперт прав, также немаловажный вопрос. Про информационно-поисковую программу я уже говорил ранее. Конечно, идеальных таких программ пока не существует, но что бы хотя бы сориентировать туриста и дать ему более-менее реальное предложение, они вполне пригодны. Но, зато сколько времени вы сэкономите, не роясь по рассылке и по сайтам в Интернете.
Заключительный мой совет – просто нужно быть рациональными, добропорядочными, аккуратными и бережливыми людьми и активно доводить эти ценности до всех своих сотрудников! Тогда не только степлеры будут целы...

[Max Info]

Наш эфир по времени уже подходит к заключению. Не на все вопросы удалось ответить сегодня, но тема, хоть и простая, но весьма актуальная и объемная (что не вопрос - отдельная тема сама по себе), поэтому мы обязательно продолжим ее обсуждение в других эфирах.
Последний вопрос к нашему эксперту, который прислали нам многие курильщики: когда же лучше начинать оптимизировать свой бизнес, свои расходы и начинать экономить?

[Андрей Малявкин]

Вчера!

[Max Info]

Не понял!?

[Андрей Малявкин]

На мой взгляд, самое подходящие время для поиска путей оптимизации предстоящих годовых расходов ТА это, конечно, начало года. Когда заканчивается время Новогодних праздников и школьных каникул, спадает число желающих отправиться на отдых. А еще лучше сделать это в паузе между высоким летним сезоном и предстоящими продажами новогодних туров – в ноябре, чтобы подойти к началу нового года с четким представлением о своих предстоящих затратах и прибыли.
В это время у директоров агентств появляется время немного подумать о благополучии и развитии собственного агентства. Составить бизнес-план на предстоящий год работы.
Концентрация на зарабатывание денег и получение прибыли присутствует у нас
ежедневно, так что думать об экономии средств на ведение бизнеса всегда полезно.
Когда зарабатываешь мало, как правило, и тратишь мало – экономишь, каждая копейка на учете, а вот когда твоя прибыль становиться ощутимой, с деньгами расстаешься намного проще. Я бы рекомендовал, как раз летом отложить деньги на предстоящие затраты в низком сезоне, как бы создать «резервный фонд» своего агентства.
Но помимо темы оптимизации затрат я с удовольствием бы затронул тему как получить дополнительные доходы ТА, но это при следующей встрече…

[Max Info]

Уважаемые курильщики!
Эфир закончился. Мы благодарим нашего эксперта Андрея Малявкина директора сети турагентств "Горячие туры" и соэксперта Альберта Копияна руковидителя проекта "ТурСтандарт", а также всех наших читателей и посетителей нашего профессионального туристического форума за их терпение, интерес и внимание.

[Андрей Малявкин]

Я тоже хотел бы поблагодарить всех участников форума, пожелать всем турагентствам удачи и успешных продаж! До новых встреч!

[Max Info]

Как всегда - небольшие итоги эфира:
1. Начинать экономить и оптимизировать расходы необходимо как можно скорее. Чем раньше - тем больше будет "спасено"
2. Подходить к вопросу экономии необходимо рационально и комплексно, учитывая специфику и индивидуальности ТА.
3. Успех экономии и бережного, рационального отношения к расходам зависят не только от технологий и методов (хотя и они крайне важны), но и от человеческого фактора, от ответственности, бережливости, добропорядочности и аккуратности каждого...

Или как мне сказал на последок Андрей Малявкин: "Все мы люди и все, в конечном итоге, зависит от нас, от нашего отношения к себе, к труду и к ближнему".

Ветка будет открыта для свободного конструктивного обсуждения прямо сейчас... Все приглашаются...До следующих встреч...

[tambovskii_volk]

Пути сокращения расходов, которые позволяют ежегодно в нашем ТА увеличивать зарплату на сумму, в несколько раз выше "средней" инфляции по стране (супериндексация!):

1. Большинство платежей - исключительно через интернет-банк, поэтому тратится при этом значительно меньше одного у.е.
2. Постоянная нагрузка в течение года на владельца (директора), тем самым происходит высвобождение от некой рутинной (в т.ч. физической) работы непосредственно менеджеров - "курочек, несущих золотые яйца".
3. Приобретение расходных материалов только по спецакциям (не только мы даём скидки! ), что позволяет экономить в среднем до 50 % выделяемых на это средств.
4. Львиную долю рекламы (ежегодно идёт сокращение!) в СМИ и интернете размещаем в обмен на бартер, что позволяет экономить до 15 %.
5. Есть ещё несколько позиций, которые не "работают" в РФ, а также ещё кое-что, о чём не хотелось бы распространяться на широкую аудиторию.